Penerapan E-Government

Penerapan E-Government

a.      Definisi Beragam Pemerintahan

Setelah melihat bagaimana lembaga-lembaga atau institusi-institusi mendefinisikan e-Government, ada baiknya dikaji pula bagaimana sebuah pemerintahan menggambarkannya.

Pemerintah Federal Amerika Serikat mendefinisikan e-Government secara ringkas, padat, dan jelas, yaitu: E-Government mengacu kepada penyampaian informasi dan pelayanan online pemerintahan melalui internet atau media digital lainnya. Sementara Nevada, salah satu negara bagian di Amerika Serikat, mendefinisikan e-Government sebagai:

·         Pelayanan online menghilangkan hambatan tradisional untuk memberikan kemudahan akses kepada masyarakat dan bisnis dalam memakai layanan pemerintahan.

·         Operasional pemerintahan untuk konstitusi internal dapat disederhanakan permintaan operasinya untuk semua agen pemerintah dan pegawainya.

Pemerintah Selendia Baru melihat e-Government sebagai sebuah fenomena sebagai berikut: E-Government adalah sebuah cara bagi pemerintahaan untuk menggunakan sebuah teknologi baru untuk melayani masyarakat dengan memberikan kemudahaan akses untuk pemerintah dalam hal pelayanan dan informasi dan juga untuk menambah kualitas pelayanan serta memberikan peluang untuk berpartisipasi dalam proses dan institusi demokrasi

Italia mungkin termasuk salah satu negara yang paling lengkap dan detail dalam mendefinisikan e-Government, yaitu: Dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi (Information and Communicat-ion Technology -ICT) yang moderen pada pengadministrasian kita, dapat dibandingkan menurut kelas aksi dibawah ini:

1. Desain komputerisasi untuk tambahan efisiensi operasional dengan inividu tiap departemen dan divisi.
2. Pelayanan komputerisasi untuk masyarakat dan perusahaan, sering kali mengimplementasi integrasi pelayanan pada departemen dan divisi yang berbeda.
3. Ketetapan akses ICT untuk pengguna akhir dari layanan informasi pemerintahan.

Ketika mempelajari penerapan e-Government di Asia Pasifik, Clay G. Wescott (Pejabat Senior Asian Development Bank), mencoba mendefinisikannya sebagai berikut:

·         E-government adalah menggunakan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) untuk mempromosikan pemerintahan yang lebih effisien dan penekanan biaya yang efektif, kemudahan fasilitas layanan pemerintah serta memberikan akses informasi terhadap masyarakat umum, dan membuat pemerintahan lebih bertanggung jawab kepada masyarakat

b.      Manfaat e-Government

Tanpa mengecilkan arti dari beragam contoh definisi yang telah dipaparkan sebelumnya, setidak-tidaknya ada tiga kesamaan karakteristik dari setiap definisi e-Government, yaitu masing-masing adalah:

-          Merupakan suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); dimana

-          Melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet); dengan tujuan

-          Memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama berjalan.

-          Secara jelas dua negara besar yang terdepan dalam mengimplementasikan konsep e-Government, yaitu Amerika dan Inggris melalui Al Gore dan Tony Blair, telah secara jelas dan terperinci menggambarkan manfaat yang diperoleh dengan diterapkannya konsepe-Governmnet bagi suatu negara, antara lain:

-          Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-nya (masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara.

-          Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance.

-          Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun stakeholdernya untuk keperluan aktivitas sehari-hari.

-          Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber-sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

-          Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada.

-          Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan publik secara merata dan demokratis.

Dengan kata lain, negara-negara maju memandang bahwa implementasi e-Governmentyang tepat akan secara signifikan memperbaiki kualitas kehidupan masyarakat di suatu negara secara khusus, dan masyarakat dunia secara umum. Oleh karena itu, implementasinya di suatu negara selain tidak dapat ditunda-tunda, harus pula dilaksanakan secara serius, dibawah suatu kepemimpinan dan kerangka pengembangan yang holistik, yang pada akhirnya akan memberikan/ mendatangkan keunggulan kompetitif secara nasional.

c.       Tujuan Penerapan e-Government

Konsep e-government diterapkan dengan tujuan bahwa hubungan pemerintah baik dengan masyarakatnya maupun dengan pelaku bisnis dapat berlangsung secara efisien, efektif dan ekonomis. Hal ini diperlukan mengingat dinamisnya gerak masyarakat pada saat ini, sehingga pemerintah harus dapat menyesuaikan fungsinya dalam negara, agar masyarakat dapat menikmati haknya dan menjalankan kewajibannya dengan nyaman dan aman, yang kesemuanya itu dapat dicapai dengan pembenahan sistem dari pemerintahan itu sendiri, dan e-government adalah salah satu caranya.

Selain itu tujuan penerapan e-government adalah untuk mencapai suatu tata pemerintahan yang baik (good governance). Pengertian dari tata pemerintahan yang baik (good governance) menurut UNDP seperti yang dinyatakan dalam Dokumen Kebijakan UNDP yang diterbitkan pada bulan Januari 1997 dengan judul "TataPemerintahan Menunjang Pembangunan Manusia Berkelanjutan", adalah :

-          penggunaan wewenang ekonomi, politik dan administrasi guna mengelola urusan-urusan negara pada semua tingkat. Tata pemerintahan menyangkut seluruh mekanisme, proses, dan lembaga-lembaga di mana warga dan kelompok-kelompok masyarakat mengutarakan kepentingan mereka, menggunakan hak hukum, memenuhi kewajiban dan menjembatani perbedaan-perbedaan di antara mereka.

                 

Dalam dokumen yang sama dinyatakan bahwa tata pemerintahan yang baik memiliki beberapa unsur yaitu :

-          Partisipasi, semua pria dan wanita mempunyai suara dalam pengambilan keputusan, baik secara langsung maupun melalui lembaga-lembaga perwakilan sah yang mewakikli kepentingan mereka. Partisipasi menyeluruh tersebut dibangun berdasarkan kebebasan berkumpul dan mengungkapkan pendapat, serta kapasitas untuk berpartisipasi secara konstruktif.

-          Supremasi hukum, kerangka hukum harus adil dan diberlakukan tanpa pandang bulu, terutama hukum-hukum yang menyangkut hak asasi manusia.

-          Transparansi, transparansi dibangun atas dasar arus informasi yang bebas. Seluruh proses pemerintahan, lembaga-lembaga

-          Cepat tanggap, lembaga-lembaga dan seluruh proses pemerintahan harus berusaha melayani semua pihak yang berkepentingan.

-          Membangun konsensus, tata pemerintahan yang baik menjembatani kepentingan-kepentingan yang berbeda demi terbangunnya suatu konsensus menyeluruh dalam hal apa yang terbaik bagi kelompok-kelompok masyarakat, dan bila mungkin, konsensus dalam hal kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur.

-          Kesetaraan, semua pria dan wanita mempunyai kesempatan memperbaiki atau mempertahankan kesejahteraan mereka.

-          efektif dan efisien, proses-proses pemerintahan dan lembaga-lembaga membuahkan hasil sesuai kebutuhan warga masyarakat dan dengan menggunakan sumber-sumber daya yang ada seoptimal mungkin.

-          Bertanggung jawab, para pengambil keputusan di pemerintahan, sector swasta dan organisasi-organisasi masyarakat bertanggung jawab baik kepada masyarakat maupun kepada lembaga-lembaga yang berkepentingan. Bentuk pertanggungjawaban tersebut berbeda satu dengan yang lainnya tergantung dari jenis organisasi yang bersangkutan dan dari apakah bagi organisasi itu keputusan tersebut bersifat ke dalam atau keluar

-          Visi strategis, para pemimpin dan masyarakat memiliki perspektif yang luas dan jauh ke depan atas tata pemerintahan yang baik dan pembangunan manusia, serta kepekaan akan apa saja yang dibutuhkan untuk mewujudkan perkembangan tersebut. Selain itu mereka juga harus memiliki pemahaman atas kompleksitas kesejarahan, budaya dan social yang menjadi dasar bagi perspektif tersebut.

d.      Penerapan e-Government

 Pertama-tama yang harus dilihat adalah bagaimanasistem pemerintahan berjalan sebelum penerapan e-government, karena untuk menjalankan e-government diperlukan suatu sistem informasi yang baik, teratur dan sinergi dari masing-masing lembaga pemerintahan, sehingga dari kesemuanya itu bisa         didapatkan suatu sistem informasi yang terjalin dengan baik. Karena dengan sistem informasi yang demikian akan memudahkan pemerintah dalam menjalankan fungisnya ke masyarakat. Sedangkan untuk mewujudkan sistem informasi yang baik, teratur dan sinergi antara lembaga pemerintahan, maka sistem informasi dari masing-masing lembaga pemerintahan harus memenuhi suatu standar sistem informasi, dimana standar ini meliputi persyaratan minimal untuk faktor-faktor dari sistem informasi tersebut. Dalam pengertian sistem informasi secara umum, maka unsur-unsur yang terkandung didalamnya adalah manusia,teknologi,prosedurdan organisasi. Untuk memenuhi konsep sistem informasi yang baik maka dari masing-masing unsur tersebut harus memiliki standar yang harus dipatuhi dan dijalankan, sehingga sistem informasi dari satu lembagapemerintah ke lembaga pemerintah lainnya dapat terhubung, dan informasi yang dihasilkan dari sistem informasi tersebut bisa dipergunakan untuk keperluan pemerintah dalam menjalankan fungsinya baik kedalam maupun keluar.

Kemudian dalam konteks e-government, maka kita akan berbicara mengenai sistem informasi yang berbasiskan komputer, karena untuk mewujudkan e  government tidak ada jalan lain bahwa yang harus dilakukan pertama-tama adalah mengotomatisasi semua unsur yang terdapat dalam sistem informasi dan untuk memperlancar otomatisasi tersebut maka dipergunakanlah teknologi ICT yang dapat mendukung yaitu komputer.

Sistem informasi yang berbasiskan komputer menggunakan komponen-komponen berikut ini seperti data, prosedur, manusia, software dan hardware. Tetapi sebelum menjalankan sistem informasi yang berbasiskan komputer, sebelumnya yang harus dibenahi adalah sistem informasi yang bukan berbasiskan komputer, karena otomatisasi tidak akan mempunyai pengaruh yang signifikan apabila sistem informasi yang bukan berbasiskan komputernya belum bagus. Dengan demikian tidaklah heran apabila negara yang dapat menjalankan e-government hanyalah negara-negara maju (dalam konteks e-government seutuhnya, bukan semata-mata situs informasi dari pemerintah). Karena untuk membereskan sistem informasi dalam satu lembaga pemerintah saja   sudah sangat sulit apalagi harus tercapainya sinergi dari sistem informai dari lembaga-lembaga pemerintahan, karena hal ini berkaitan erat dengan faktor budaya, politik dan ekonomi suatu negara.

Permasalahan yang ada dalam bidang teknologi informasi di Indonesia, seperti yang dinyatakan oleh Bambang Bintoro Soedjito, Deputi Bidang Produksi, Perdagangan dan Prasarana BAPPENAS, dalam makalahnya yang berjudul "Kerangka Kerja dan Strategi Pengembangan Teknologi Informasi Nasional (N-IT Framework),  yaitu :

-          Efisiensi dan produktivitas dalam pembelanjaan TI

-          Kurang jelasnya tujuan investasi TI

-          Kurangnya koordinasi proyek TI, sehingga sistem yang tumpang tindih dan tingkat integrasi yang rendah

-          Hambatan dalam pengelolaan administrasi TI

-          Munculnya digital divide antara negara maju dan berkembang serta antar daerah di Indonesia.

e.       Kebijakan dan Strategi Pengembangan e-Government

Instruksi Presiden No 3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan E-government tidak bisa dipungkiri adalah angin bagus bagi penerapan teknologi komunikasi dan informasi di pemerintahan.

Dalam lampiran Inpres E-goverment, dipaparkan enam strategi yang disusun pemerintah dalam mencapai tujuan strategis e-government. Antara lain:

-          Strategi pertama adalah mengembangkan sistem pelayanan yang andal, terpercaya serta terjangkau masyarakat luas. Sasarannya antara lain, perluasan dan peningkatan kualitas jaringan komunikasi ke seluruh wilayah negara dengan tarif terjangkau. Sasaran lain adalah pembentukan portal informasi dan pelayanan publik yang dapat mengintegrasikan sistem manajemen dan proses kerja instansi pemerintah.

-          Strategi kedua adalah menata sistem dan proses kerja pemerintah dan pemerintah daerah otonom secara holistik. Dengan strategi ini, pemerintah ingin menata sistem manajemen dan prosedur kerja pemerintah agar dapat mengadopsi kemajuan teknologi informasi secara cepat.

-          Strategi ketiga adalah memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. Sasaran yang ingin dicapai adalah standardisasi yang berkaitan dengan interoperabilitas pertukaran dan transaksi informasi antarportal pemerintah. Standardisasi dan prosedur yang berkaitan dengan manajemen dokumen dan informasi elektronik. Pengembangan aplikasi dasar seperti e-billing, e-procurement, e-reporting yang dapat dimanfaatkan setiap situs pemerintah untuk menjamin keamanan transaksi informasi dan pelayanan publik. Sasaran lain adalah pengembangan jaringan intra pemerintah.

-          Strategi keempat adalah meningkatkan peran serta dunia usaha dan mengembangkan industri telekomunikasi dan teknologi informasi. Sasaran yang ingin dicapai adalah adanya partisipasi dunia usaha dalam mempercepat pencapaian tujuan strategis e-government. Itu berarti, pengembangan pelayanan publik tidak perlu sepenuhnya dilayani oleh pemerintah.

-          Strategi kelima adalah mengembangkan kapasitas sumber daya manusia, baik pada pemerintah maupun pemerintah daerah otonom disertai dengan meningkatkan e-literacy masyarakat.

-          Strategi keenam adalah melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan yang realistik dan terukur Dalam pengembangan e-government, dapat dilaksanakan dengan epat tingkatan yaitu, persiapan, pematangan, pemantapan dan pemanfaatan.

Agar pelaksanaan kebijakan pengembangan e-government dapat dilaksanakan secara sistematik dan terpadu, maka penyusunan kebijakan, peraturan dan perundang-undangan, standarisasi, dan panduan yang diperlukan harus konsisten dan saling mendukung. Perumusan yang akan dibuat perlu mengacu pada kerangka yang utuh, serta diarahkan untuk memenuhi kebutuhan pembentukan pelayanan publik, dan penguatan jaringan pengelolaan dan pengolahan informasi yang handal dan tepercaya. Seperti yang digambarkan dibawah ini, kerangka tersebut mengkaitkan semua kebijakan, peraturan dan perundang-undangan, standarisasi dan panduan, sehingga terbentuk landasan untuk mendorong pembentukan kepemerintahan yang baik.

f.       Hambatan Dalam Mengimplementasikan E-Government

 Ada beberapa hal yang menjadi hambatan atau tantangan dalam mengimplementasikan E-Government di Pemda Pekalongan diantaranya:

-          Kultur berbagi belum ada. Kultur berbagi (sharring) informasi dan mempermudah urusan belum merasuk di Indonesia. Bahkan ada pameo yang mengatakan: “Apabila bisa dipersulit mengapa dipermudah?”. Banyak oknum yang menggunakan kesempatan dengan mepersulit mendapatkan informasi ini.

-          Kultur mendokumentasi belum lazim. Salah satu kesulitan besar yang kita hadapi adalah kurangnya kebiasaan mendokumentasikan (apa saja). Padahal kemampuan mendokumentasi ini menjadi bagian dari ISO 9000 dan juga menjadi bagian dari standar software engineering.

-          Langkanya SDM yang handal. Teknologi informasi merupakan sebuah bidang yang baru. Pemerintah umumnya jarang yang memiliki SDM yang handal di bidang teknologi informasi. SDM yang handal ini biasanya ada di lingkungan bisnis / industri

-          Kekurangan SDM ini menjadi salah satu penghambat implementasi dari e-government. Sayang sekali kekurangan kemampuan pemerintah ini sering dimanfaatkan oleh oknum bisnis dengan menjual solusi yang salah dan mahal.

Infrastruktur yang belum memadai dan mahal. Infrastruktur telekomunikasi Indonesia memang masih belum tersebar secara merata. Di berbagai daerah di Indonesia masih belum tersedia saluran telepon, atau bahkan aliran listrik. Kalaupun semua fasilitas ada, harganya masih relatif mahal. Pemerintah juga belum menyiapkan pendanaan (budget) untuk keperluan ini.

Tempat akses yang terbatas. Sejalan dengan poin di atas, tempat akses informasi jumlahnya juga masih terbatas. Di beberapa tempat di luar negeri, pemerintah dan masyarakat bergotong royong untuk menciptakan access point yang terjangkau, misalnya di perpustakaan umum (public library). Di      Indonesia hal ini dapat dilakukan di kantor pos, kantor pemerintahan, dan tempat-tempat umum lainnya.

g.       Aplikasi  e-government

Pemetaan Sistem Aplikasi e-Government, Nama, jumlah dan jenisn sistem aplikasi e-Government cukup beragam, sesuai dengan fungsi yang akan dilaksanakannya. Disisi lain, kadang kala para mitra pengembang menawarkan sistem aplikasi yang (sebetulnya) sudah mencakup beberapa fungsi yang dikemas dalam satu paket aplikasi. Contohnya Sistem Aplikasi Keuangan yang banyak / mudah didapatkan di pasaran, sudah berisi beberapa modul aplikasi dengan fungsi keuangan seperti: Pengelolaan Anggaran, Sistem Kas dan Perbendaharaan, dan Sistem Akuntansi Daerah. Oleh karena itu, untuk mempermudah pemahaman terhadap Sistem Aplikasi apa yang perlu dibangun atau yang sudah ada di pasaran, maka perlu dibuatkan peta (mapping) aplikasi berdasarkan kategorisasi fungsi aplikasi dan juga sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi (TuPokSi) unit organisasi pemakainya. Peta aplikasi ini sangat membantu dan memudahkan Pemerintah Daerah untuk secara cepat mengidentifikasi aplikasi apa saja yang dibutuhkan, dan di unit organisasi mana aplikasi tersebut sebaiknya di pasang.

Kategorisasi Berdasarkan Fungsi Aplikasi, Seperti diketahui, e-Government diimplementasikan melalui 3 konsep skenario, yaitu Government To Government (G2G), Government To Business (G2B), dan Government To Citizen (G2C). Untuk mendapatkan tujuan sesuai dengan yang diharapkan, maka aplikasi yang dibuat pun sebaiknya mempertimbangkan hal tersebut. Tetapi tentu saja ada beberapa aplikasi yang bersifat umum (melayani semua kalangan pengguna) dan/atau yang sifatnya aplikasi dasar sehingga akan kurang tepat jika dikelompokkan kedalam salah satu kategori tersebut. Oleh karena itu diperlukan satu kategorisasi lagi, yaitu pengelompokan aplikasi berdasarkan fungsi layanan aplikasi tersebut, apakah langsung memberikan pelayanan kepada penggunanya (front office) atau aplikasi yang sifatnya khusus atau aplikasi dasar (kelompok back office). Kategorisasi aplikasi yang disampaikan disini tidak bersifat kaku, tetapi lebih kepada upaya untuk memudahkan Pemerintah Daerah dalam mengidentifikasi, memilah dan memilih aplikasi sesuai dengan lingkup fungsi dan tujuannya.

Kategorisasi Berdasarkan Unit Organisasi, Pendekatan lain adalah pengelompokan aplikasi berdasarkan fungsinya di struktur organisasi Pemerintahan Daerah. Seperti diketahui bahwa fungsi dan proses kerja sistem kepemerintahan didistribusikan / didelegasikan ke dalam beberapa unit organisasi untuk menangani pekerjaan khusus sesuai tupoksinya. Dalam hal ini ada pekerjaan yang hanya dilaksanakan di lingkup satu unit organisasi saja, dan ada pula yang dilaksanakan di semua unit organisasi. Contohnya fungsi keuangan, semua satuan kerja di seluruh unit organisasi pemerintah daerah mengerjakan fungsi keuangan.

Contoh Aplikasi e-government yang sudah diimplemntasikan di Indonesia yaitu :

-          Pelayanan KTP Online

Saat ini hampir semua pemerintahan daerah di Indonesia sudah mempunyai website, dengan isi informasi umum seperti struktur organisasi, visi dan misi, alamat pejabat-pejabat, informasi pariwisata, pendidikan dan sebgaianya.  Pemrosesan Pembuatan KTP secara  online via Internet ini dipandang perlu dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Diharapkan aplikasi ini dapat bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi waktu, mengatasi prosedur manual yang tidak praktis, dan sebagainya.

Pelayanan KTP Online adalah sebuah aplikasi untuk pembuatan Kartu Tanda Penduduk secara online baik bagi yang akan membuat KTP baru maupun yang akan melakukan perpanjangan. Dengan Aplikasi ini pemohon KTP dapat melakukan peromohonanya secra langsung, dengan mengklik menu yang tersedia pada website.

            Aplikasi Pelayanan KTP online ini mempunyai beberapa tugas sebagai berikut:

·         Menyimpan biodata Penduduk

·         Menyimpan data Kecamatan

·         Menyimpan data permohonan

·         Menyimpan data masa berlaku

-          Pelayanan Izin Gangguan(HO) Online

Aplikasi pelayanan masyarakat ini untuk pengurusan izin gangguan bagi yang akan menjalankan sebuah usaha ataupun untuk perpanjangan bagi usaha yang sudah memiliki izin usaha yang telah habis masa berlakunya. Pada Aplikasi ini masyarakat yang akan memohon izin gangguan (HO) tinggal memilih layanan yang diinginkan, izin gangguan untuk usaha  baru atau perepanjangan izin gangguan lama.

Dengan Aplikasi ini setiap pemohon dapata mengajukan permohonan dan mengisi formulir permohonan kapanpun dan dimana pun, selagi masih terhubung dengan internet. Dengan begitu, pemohon tidak perlu mewakilkan ke orang lain untuk pengurusan izin ini.

Sumber : http://muhammadmultazam033.blogspot.com/2013/03/definisi-e-government-dan-penerapan-e.html diakses pada 8 Januari 2014 21:08 WIB